Sistema de gestão sob medida ou pronto: quando cada um faz sentido

Quando um sistema pronto resolve?

Quando o trabalho da empresa é parecido com o de muitas outras e ela pode seguir o caminho que o sistema propõe. Sinais de que o pronto basta:

• A equipe faz o trabalho inteiro dentro dele, sem controle por fora.
• As telas e os relatórios que existem são os que a empresa usa.
• A emissão de nota fiscal precisa estar no mesmo sistema desde o primeiro dia.

Se é o seu caso, fique com o pronto. Sistema sob medida para resolver o que já está resolvido é gasto.

Quando o sob medida faz sentido?

• A informação está espalhada entre o sistema, a planilha, o caderno e o WhatsApp.
• A equipe criou jeitos de contornar o que o sistema não faz.
• As etapas do seu serviço não cabem nas etapas do sistema.
• A empresa paga por partes do sistema que ninguém abre.
• Cada pessoa precisa ver só o que é da sua função, e o sistema não separa direito.

O sob medida segue as etapas que a sua equipe já usa e tem só o que vocês precisam, sem tela sobrando.

Ver o sistema de gestão sob medida

O que foi feito na ELETROGOIAS?

A ELETROGOIAS, de conserto e venda de automação industrial em Goiânia, queria controlar ordens de serviço, vendas e financeiro sem depender de um sistema pago. O sistema próprio tem:

• Ordens de serviço da entrada do equipamento à entrega, com laudo, orçamento, aprovação do cliente, fotos e histórico.
• Vendas, da proposta ao pedido e à entrega, com os documentos em PDF.
• Financeiro com contas a pagar e a receber, caixa e conciliação bancária.
• Permissões por função: coordenação, administrativo e técnico veem só o que é de cada um.
• Todo o histórico do sistema antigo migrado: clientes, ordens de serviço, laudos, fotos e financeiro.

O que acontece com o histórico do sistema antigo?

É uma dúvida justa: ninguém quer começar do zero.

Na migração, o histórico é trazido para o sistema novo: clientes, ordens de serviço, financeiro e pedidos, conforme o que o sistema atual permite exportar. Antes de decidir, veja o que o seu sistema atual deixa exportar.

O que pesar antes de decidir?

• Tempo: o pronto começa logo; o sob medida precisa ser construído e testado com a equipe, e pode ser feito por etapas.
• Custo: no pronto, a assinatura continua enquanto a empresa usar; no sob medida, o valor vem numa proposta por escrito, antes de começar. Na Astial, o sistema é sob orçamento, por etapas, e a mensalidade, de R$ 300, é obrigatória: o sistema sempre precisa de ajuda e de mudança depois.
• Nota fiscal: a emissão depende de um serviço pago à parte e do seu contador. Veja isso antes.
• Dono dos dados: pergunte onde os dados ficam e se dá para levar tudo embora.

Na conversa, você conta como a empresa funciona hoje; a proposta diz por escrito o que entra no sistema.